Bir prosedür kılavuzu nasıl oluşturulur

planlama

1. Adım

Kılavuzun işaret ettiği kitleyi tanımlayın. Bu örnekte, şirketin deposu için POE kılavuzu olabilir. Depo bölümündeki günlük çalışmaları tanımlar ve kılavuzun kapsamını genel olarak şirket içindeki ambarın rolüne sınırlar.

2. Adım

Örneğin, işçiler, amirler ve güvenlik danışmanları gibi SOP'lara kişisel ilgi duyan birinin girdisini alın. Sahadaki uzmanların aranması, en doğru prosedürleri yazmanıza ve el kitabının uzun vadede nasıl kullanıldığına ve kullanılmasına yardımcı olacaktır. Kılavuzun oluşturulmasına yönelik bir ekip yaklaşımı, "Potansiyel kullanıcılar tarafından POE'lerin kabul edilmesini teşvik eder" diyor ABD Çevre Koruma Dairesi'nin "Standart İşletim Prosedürlerini Hazırlama Rehberi".

3. adım

Kılavuzdaki prosedürleri seyirciye ve malzemeye en uygun şekilde organize edin. Depo örneği için, bir içerik ve ekler tablosuna ek olarak, kılavuzun bölümleri güvenlik ve eğitim, nakliye, alma ve elleçleme ekipmanlarını içerebilir.

4. Adım

Kılavuzun her bölümündeki prosedürleri, okunması ve takip edilmesi kolay olacak şekilde biçimlendirin. Bazı prosedürler birkaç adımda kolayca kaplanabilirken, diğerleri daha fazla adım ve akış şeması gerektirir. Pennsylvania Üniversitesi'nden "Standart Çalışma Prosedürleri: Yazma Kılavuzu", basit adımların ve hiyerarşik adımların grafiklere karşı ne zaman kullanılacağına dair örnekler verir. (Kaynaklara bakınız).

SOP'ları yaz

1. Adım

Her bir prosedür için, kimin işi, ne zaman, nerede ve neden yaptığını açıkça belirten bir açıklama yazısı yazın. Örneğin, ekipman hasarına veya kişisel yaralanmaya neden olabilecek tehlikeleri listeleyin. İhtiyaç duyulması gereken hükümet düzenlemelerinin veya endüstri standartlarının bir listesini yapın.

2. Adım

Kronolojik prosedürlerin adımlarını açık ve öz bir biçimde yazın. Her adımı başlatmak için aktif fiiller kullanın. Yeni bir çırak veya sınırlı iş deneyimine sahip bir kişinin işi denetimsiz olarak başarıyla ve güvenli bir şekilde tamamlayabilmesi için yeterli ayrıntıları ekleyin.

3. adım

İşi yapmak için gereken herhangi bir özel ekipmanı, nitelikleri veya ek belgeleri tanımlayın. Depo örneği için, bir işçinin bir kask takması, forklift sertifikasına sahip olması ve bir envanter kontrol listesi kullanması durumunda, durum prosedürde yer alır. Prosedürde veya kılavuzun ekinde form veya kontrol listesi örnekleri ekleyin.

Takip

1. Adım

Kılavuzu yayımlamadan önce prosedürleri test edin, Texas A & M Mühendislik Koleji ve "Standart İşletim Prosedürlerine Yazma Kılavuzu" önerisini inceleyin. Bu prosedürleri doğru bir şekilde incelemek için bir uzmana ve bu doğruları doğrulamak için bir çırak isteyin. Bilgi eksikliği yok, testi geçmeyenlerin prosedürleri incelemeye geri dönmesini sağlayın.

2. Adım

POE kullanım kılavuzunun nasıl kullanılacağı konusunda eğiticiler. Kılavuzun tasarımını ve bilgileri her zaman nasıl bulacağınızı açıklar. İşçilerden manuel prosedürlerdeki değişikliklerin sahipliğini almasını ve meydana gelen değişiklikleri rapor etmesini isteyin.

3. adım

Bir belge kontrol sistemi oluşturun. Bir prosedür gözden geçirildiğinde, her bir prosedür için tarihsel bir kaydın yapıldığından emin olmak için gözden geçirme tarihlerini ve ayrıntılarını kaydeder. Kılavuzların kopyalarının prosedürlerin gerçekleştirildiği alanlarda bulunduğundan emin olun, Duke Üniversitesi'nden "Standart İşletim Prosedürleri Yazma Kılavuzu" nu önerir.

4. Adım

Bir süre sonra prosedürlerin etkinliğini kontrol edin. Örneğin, ekipman, süreçler veya hükümet düzenlemeleri değişirse, yeni bilgilerin yansıtılması için kılavuzun içeriğini güncelleyin. Kullanımıyla ilgili yorumları dinleyin ve geliştirmeleri dahil edin.