Etkili bir talep e-postası nasıl yazılır

1. Adım

Şikayetinizi ele almak için en iyi kişiyi bulun. Örneğin, bir şirket hakkında şikayette bulunursanız, müşteri şikayetleri için e-posta adresini bulmak için web sitesini arayın veya web sitesini ziyaret edin. Yanlış adrese bir hak talebi e-postası gönderirseniz, göz ardı edilebilir.

2. Adım

Hak talebiniz için uygun formu inceleyin. Bazı büyük kuruluşlar, şikayet formunu doldurmanızı isteyecek veya talebinizi desteklemek için belirli türden belgeler isteyeceklerdir. Bu bilgiyi kuruluşun web sitesine bakarak veya o sayfada görünen irtibat numarasını arayarak bulabilirsiniz. Doğru prosedürleri izleyerek, kuruluşun şikayetinizi okuyup ele alması daha kolay olacaktır.

3. adım

E-postanızdaki hak talebinizin sebebini belirtin. Bu, okuyucunun dikkatini çekmek için e-postanızın ilk veya ikinci cümlesinde olmalıdır. Bu noktaya ulaşmak için çok fazla zaman alırsanız, kişi bu e-postanın çok önemli olmadığını varsaymaya veya tahmin etmeye başlayabilir.

4. Adım

Şikayetinizi açıklayın ve destekleyin. Belirli olun Örneğin, bir şirketin ürününden memnun değilseniz, tam olarak neyin yanlış olduğunu belirtin.

Adım 5

İlgili fotoğrafları, makbuzları ve diğer destek bilgilerini e-postanıza ekleyin. Paragrafınızda, talebinizi açıkladığınız notu ekleyerek eklediğiniz ek bilgileri not edin.

6. Adım

Bir çözüm detayları Bir kez daha, ne yapılması gerektiği konusunda spesifik olun. Örneğin, arızalı bir ürünün iade veya değiştirilmesini isteyin. İstenen çözümün işaretlenmesi probleminizin daha kolay çözülmesine yardımcı olacaktır.

7. adım

Bir cevap isteme Sizinle iletişim kurmayı kolaylaştırmak için e-postanızın sonuna adınızı, posta adresinizi ve telefon numaranızı ekleyin. Bir cevap istemek, özellikle de belirli bir süre içinde talep ederseniz, talebinizi ciddiye aldığınızı gösterir.

8. adım

Yazmadan önce e-postanızı kontrol edin, yazım ve dilbilgisi hatalarının kısa, doğru ve ücretsiz olduğundan emin olun. Hatalı e-posta mesajları, profesyonel olmayan bir şekilde görünürken, doğru format ve e-posta şikâyetinizin ciddiye alınmasına yardımcı olacaktır.