Profesyonel bir e-posta nasıl yazılır

E-posta, işletmeler, meslektaşlar, çalışanlar, işverenler, öğretmenler ve resmi iletişime ihtiyaç duyan diğer kişilerle iletişim kurmak için ortak ve uygun bir yoldur. En küçük hata, olumsuz bir izlenim verebilir. Etiketinizi e-postayla geliştirip geliştirmenin birkaç yolu vardır.

E-postalar otomatik olarak bir tarih ve saat atandığından, siz istemediğiniz sürece bu bilgileri girmeniz gerekmez.

E-postayı bir tebrikle başlatın. Profesyonel bir yaklaşım yapmaya çalıştığınız için, bir mektup yazarken olduğu gibi düşünün. Hızlı "Merhaba" ile basit yapın. Kime yazdığınızı biliyorsanız, alıcının adının (örneğin Bay, Bayan, Öğretmen veya Dr.) profesyonel formunu kullanmak en iyisidir.

Düzgün noktaya git. İlk paragraf kim olduğunuzu ve e-postayı neden yazdığınızı belirtmelidir.

Çalıların etrafına dolanmayın. İkinci paragraf, sunduğunuz bilgileri veya yaptığınız talebi içermelidir. İstediğiniz şeyi, ardından bu durumu belirtin.

Bir ek varsa, e-postada belirtin, böylece alıcı arama yapması ve dosyaları açması gerektiğini bilir. Ek olarak, ekli dosyaları doğru bir şekilde çağırır, böylece posta alıcısı ekli dosyaların hangisinin adını görerek olduğunu bilir.

Kapanan bir dua sağlayın. Alıcıya zamanlarına teşekkür ederek başlayın. E-postanın ne kadar kısa olursa olsun, nezaket her zaman önemlidir. "Daha fazla bilgi ile tekrar sizinle iletişim kuracağım" veya "Fikirlerinizi duymayı dört gözle bekliyorum" gibi tam bir takip cümlesi içerir. Bir cevap gerekli ise, bilgiyi mesaja yerleştirdiğinizden emin olun.

Profesyonel e-posta hesabınızda yapılandırılmış bir imzanız olmalıdır. Bu e-postanın en altında otomatik olarak eklenecektir. Tam profesyonel adınızı, iş unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi eklemelisiniz. Politikaya bağlı olarak, şirketinizin web sitesine veya sosyal ağ sayfalarına bir bağlantı eklemek isteyebilirsiniz.

konsey

Gerektiğinde "T" bölgesinde kendi e-posta adresiniz ile CC'leri ve CCo'ları kullanın.

"Gönder" düğmesine tıklamadan önce e-postayı tamamen okuyunuz. Yazmadan önce yazımı ve dilbilgisini kontrol edin.

Ekleri postada belirttiğiniz şekilde ekleyin. Bu, dosyaları eklemeden e-postayı göndermenizi engeller.

E-postanın net görünmesi için doğru aralıkları ve paragrafları kullanın. Bir bilgisayarda, daha kısa paragraflar her zaman daha iyidir.

uyarılar

Herhangi bir renk veya çılgın harf içermez. Kaynağı olabildiğince açık ve basit tutun.

Aynı e-postayı birkaç kişiye gönderiyorsanız, alıcının adresini CC kutusunda görünür durumda bırakmayın. Kişilerinizin gizliliğini korumak için gizli bir kopya veya e-posta yazışma işlevi kullanın.