Belge kontrol sistemi nasıl tasarlanır

Belge kontrol sistemleri, bunlara yönelik revizyonları izlemek ve kontrol etmek için kullanılır ve yazılım ve mevzuat dahil olmak üzere geniş bir uygulama yelpazesinde bulunabilir. Bir belge kontrol sisteminin tasarımı, ele alınan belge tipine ve istenen kontrol işlevlerine bağlıdır. Bir depolama seçeneğinin ve bir kullanıcı ara yüzü tipinin seçimi de bir belge kontrol sistemi için tasarım sürecinin bir parçasıdır.

Sisteminizin işleyeceği belgelerin türünü belirleyin. Bu, belge kontrol tasarım sisteminizin önemli bir parçasıdır. Belge kontrol sistemi, bir kelime işlemci, bir kaynak kodu bilgisayar dosyası, bir HTML dosyası veya başka bir dosya türü ne olacağını değerlendirin. Kontrol etmeniz gereken belge türünü ve birden fazla belge türüne ihtiyacınız varsa düşünün. Örneğin, bir yasal belge kontrol sistemi, Word belgelerini, PDF dosyalarını, görüntü dosyalarını, Excel elektronik tablolarını ve muhtemelen başka türde belgeleri işlemeyi gerektirebilir.

Kullanıcıların belge kontrol sisteminize nasıl eriştiğini ve ne tür kullanıcı arayüzünün gerekli olduğunu planlayın. Bazı belge kontrol sistemleri kendi grafiksel kullanıcı arayüzleri ile bağımsız programlar olarak çalışır, diğerleri ise Word modülü gibi başka bir programın parçası olarak erişir. Bir tarayıcı arayüzü kullanarak İnternet üzerinden erişilebilen bir sisteme sahip olmak isteyebilirsiniz. Bir kullanıcı arayüzü türüne karar verdiğinizde, arayüzün tasarım detaylarını tasarlayabilirsiniz. Kullanıcı arayüzü, bir giriş ekranını içerebilir, böylece sistem, hangi kullanıcının bir belgede değişiklik yaptığını belirleyebilir.

Bir depolama sistemi seçin. Depolama sisteminiz, belgelerin gerçek depolanmasını ve alınmasını yönetecek olan yazılımın tasarımını kontrol edecektir. Depolama sisteminiz, yerel bir sabit disk kadar basit veya Internet üzerinden erişilebilen bir bulut depolama sistemi kadar karmaşık olabilir. Depolama kapasitesini, belge türüne ve kontrol edilmesi gereken belge sayısına göre planlamanız gerekir.

İhtiyacınız olan kontrol özelliklerini belirleyin. Çoğu belge kontrol sistemi, çıktı ve girdi gibi temel işlevlerin yanı sıra sürümlerin revizyonu ve karşılaştırmasını içerir. En gelişmiş kontrol işlevleri, bir set olarak bir araya getirilen bir belge grubunun tanımlanmasını, örneğin, check-in, birden fazla izin seviyesi vb. Onayını gerektiren bir yazılım derlemesinin belirli bir versiyonunu tanımlamayı içerebilir. Dahili fonksiyonlar tasarımınızda dikkate alınmalıdır, örneğin tam sürümlerin kopyalarının revizyonlarının saklanması veya sadece sürümler arasındaki değişikliklerin veri tabanının çevrimiçi versiyonunu kullanmak için uygulanan güncellemeler ile veritabanının kullanılması. güncel versiyon Kullanıcı arayüzünüzü ve kontrol özelliklerini tasarladıktan sonra, belge kontrol sistemini oluşturmaya hazır olacaksınız.