Akış şemalarının avantajları nelerdir?

Projenin genel vizyonunu göster

Bir akış şeması, her bir ekip üyesi için okunması kolay bir formatta gösteren bir ürüne genel bakış olarak hareket edebilir. Bu şema, katılan tüm tarafların aynı sayfada olmasını, projenin zaman çizelgesini, bütçeyi ve çalışma heyetini göstermesini sağlamaya yardımcı olabilir. Bir bölüm başkanı, projenin bölünme ve astları üzerindeki etkisini görmek için bu belgeyi kullanabilir. Ek olarak, projeyle ilgili sisteme herhangi bir geri dönüş yazımdan ziyade bir diyagramda daha açık olabilir. Böylelikle, projenin bu vizyonu, yöneticilerin projelerini başlatmadan önce canlılıklarını daha hızlı bir şekilde değerlendirmelerine ve önemli geri bildirimler sunmasına yardımcı olabilir.

Projenin aşamalarını takip edin

Daha az bakış açısıyla, diyagramlar yöneticilerin projeyi tamamlamak için gerekli her adımı planlamasına yardımcı olabilir. En sıkıcı departman eylemlerine kadar, akış şeması, bir projeyi tamamlamak için önemli adımları belirleyen zaman çizelgesi olan olayların programlanması da dahil olmak üzere sürecin her noktasını göstermeye yardımcı olacaktır. Buna ek olarak, akış şeması yöneticilerin departmandaki etkinliklerinin önemini ve başkalarını nasıl etkilediğini anlamalarına yardımcı olarak bir proje simülasyon aracı olarak hareket edebilir. Proje ilerledikçe, yöneticiler projenin ilerleyişini çeşitli noktalardan başlayarak, baştan sona kadar takip ederek bu akış simülasyonunu bir referans kılavuz olarak kullanabilirler.

İş gücünün yönetimi

Yöneticilerin işgücünün yerini anlamalarına yardımcı olan bir akış şeması "yüzme şeridi" şemasıdır. Her proje noktasında ekip üyelerinin rollerini yıkarak, yöneticilerin projenin herhangi bir aşamasında kimin hangi yönde çalıştığını görmelerini sağlar. Bu diyagramın zamanından önce çizilmesinin faydası, yöneticilerin projeyi zamanında tamamlamak için hangi departmanların daha fazla insan kaynağına ihtiyaç duyduklarını değerlendirebilmeleridir. Örneğin, bu tür bir şemaya bakıldığında, yöneticiler, ürün geliştirme departmanının proje geliştirme aşamasını verimli bir şekilde hareket ettirmeye yardımcı olmak için iki ek asistan tarafından onaylanması gerektiğini keşfedebilirler.

Acil durum planının detayları

Hataların planlanması projenin her noktasında yapılması gereken bir şeydir ve bir akış şeması herhangi bir acil durum planını göstermeye yardımcı olabilir. "Sandbox" diyagramı, projenin herhangi bir noktasında işler ters giderse ne yapacağını inceleyen bir akış şemasıdır. Akıştaki yüksek riskli durumlarda, olası sorunlar ortaya çıkabilir ve olası kalkışlar ile birlikte çeşitli acil durum planları özetlenebilir. Bu akış şeması, yöneticinin iş akışını değiştirecek olası hataları görmesini sağlar. Bu tiplerden biri, bir hata meydana geldiğinde, beklenmedik durum planının önceden düşünülmüş olması halinde, en iyimser için bile avantajlı bir araçtır. Bu sayede, acil durum stratejileri mevcut olduğundan, problemin çözümünde ekibin daha verimli çalışmasına yardımcı olabilir.