Bir iş akışı şeması nedir?

anlam

İş süreçlerinin çoğu karmaşık ve karmaşık olabilir; bu nedenle, çalışanların anlayışını geliştirmek ve daha fazla verimlilik sağlamak için görevlerin nasıl yapıldığını görsel olarak temsil etmek önemlidir. İş akışı şemaları, her aşamadan kimin sorumlu olduğunu, hangi belgelere ihtiyaç duyduklarını, hangi kaynakların ve her aşamada ihtiyaç duyulan süreyi açıkça gösterir (bkz. Referans 2). Çalışanların rollerini ve kaynakların yönetimi için üretimin gereklerini bilmek, zayıflıkların kolayca tanımlanmasını ve darboğazların azaltılmasını sağlar. Bunlar, sürecin genel döngü süresini engelleyen ve yavaşlatan iş akışı özellikleridir.

faydaları

Irvine'deki California Üniversitesine göre, akış şemalarının avantajları arasında "anlayış, bilgi, iletişim, etkili analiz ve uygun dokümantasyon" yer alıyor. İş akışını görsel olarak temsil etmek, çalışanların sadece iş sorumluluklarını daha iyi anlamalarını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda hesap verebilirliği arttıran diğer çalışanların rolünü de sağlar. Başarılı bir diyagram oluşturmak, gerekli araştırma ve veri toplama çalışmaları nedeniyle işyerinde bilgiyi arttırır. İletişim, çalışanların iş akışını daha iyi anladığında da gelişir (bkz. Referans 3).

tip

Organizasyonun iş akışını görsel olarak temsil etmek için, farklı faaliyet türlerine karşılık gelen özel diyagramlar vardır: ovaller, dikdörtgenler, elmaslar ve daireler. Oval, iş akışının nerede başladığını ve nerede bittiğini gösterir. Dikdörtgenler gerekli herhangi bir işlem, görev veya analiz aktivitesini temsil eder. Diamonds, genellikle iki iş akışı yönünde sonuçlanan bir karar verme süreci anlamına gelir. Çoğu elmas, yapılması gereken “evet” veya “hayır” kararını yansıtır: karar olumlu ise, iş akışı planlanan yolda devam eder; Cevap hayır ise, iş akışı sorunu çözmek için başka bir yoldan geçmek zorunda kalabilir. Bu nedenle, daha fazla elmas mevcut olduğunda, iş akışı şeması görsel olarak göstermek için daha karmaşık olacaktır. Daireler, bağlayıcıları bir etkinlikten diğerine temsil eder.

uygulama

İş akışı şemasının tasarlanması kapsamlı ve zaman alıcı bir süreç olsa da, bunun uygulanması zor kısımdır. Diyagram sadece işyerinde değil, beklenen faydaları da sunması bekleniyor; Bunların çoğunun yalın üretim, Altı Sigma veya Toplam Kalite Yönetimi gibi iş akışı iyileştirme teorisine bağlı olması gerekmektedir (bakınız referans 1).

hususlar

İş akışı şemaları, iş süreci planlaması ve akış kontrolü gibi işyeri optimizasyonunda kullanılan diğer terimlerle yakından ilgilidir. Bir süreç veya süreç haritalaması, iş akışı şemalarına ve iş akışına çok benzeyen bir kavramdır. Bir iş süreci, veri, belge ve görev sorumluluklarının aktarımı yerine girdi ve çıktılara daha fazla odaklanan belirli bir iş akışından daha fazlasıdır. Bir organizasyon kendi iş akışı içinde birçok işleme sahip olabilir. Her ne kadar ikisi birbiriyle bağlantılı olsa da, iş planlaması mevcut iş akışını geliştirmek yerine uzun vadeli hedeflere daha çok odaklanır. Akış kontrolüyle ilgilenen yöneticiler, özellikle envanter kontrolünü geliştirmeye çalışırlar.